Цифровизация процессов позволила оптимизировать взаимодействие между участниками и повысила эффективность закупочных процедур
Сотрудники АО «НИИ НПО «ЛУЧ» (входит в научный дивизион Госкорпорации «Росатом») разработали и реализовали проект «Оптимизация процесса материально-технического обеспечения» с целью мониторинга закупочных процессов и организации единого электронного хранилища документов. Главным заказчиком ПСР-проекта выступил генеральный директор предприятия Павел Карболин. В разработке участвовали начальник управления закупочных процедур (УЗП) Наталия Крутий и начальник отдела информационных технологий и цифровизации Алексей Афанасьев. В результате была создана программа, позволяющая отслеживать весь процесс закупочной деятельности — от момента возникновения потребности в товарах, работах, услугах до исполнения договора в едином цифровом информационном поле.
Ранее подготовка, согласование и передача документов на закупку в ответственные службы проходила несколькими способами: по электронной почте, ЕОСДО, на бумажных носителях. На все эти процессы уходило много времени, нередко приходилось многократно исправлять и переподписывать заявки. Кроме того, не было возможности узнать имя ответственного за приобретение товаров или услуг и отслеживать этапы закупки.
В рамках реализации ПСР-проекта разработчики предусмотрели внедрение нового механизма отслеживания и контроля процесса протекания закупок. Провели полный анализ закупочных процессов посредством картирования, анкетирования участников и предложили оптимальный механизм для повышения эффективности. Так был создан электронный журнал, работе с которым обучили всех задействованных в процедуре сотрудников.
Интерактивную таблицу разместили на общедоступном внутреннем портале предприятия. В ней ведется электронный журнал с функциями назначения ответственных сотрудников и кураторов по каждой закупке, а также отслеживания этапов, контроля сроков и хранения файлов.
«С внедрением нового механизма сократилось время на подготовку и передачу документов в работу. Теперь сотрудники не приходят к нам с распечатанными обращениями на закупочные процедуры, а используют программный продукт на своём персональном компьютере. Помимо электронного журнала, статус исполнения заявки в процентах приходит заказчику по электронной почте. Главными показателями успешности проекта стали повышение уровня удовлетворенности заказчика до 85 %, оперативный доступ к документам и удобство отслеживания жизненного цикла договора всеми участниками процесса», — объясняет начальник управления закупочных процедур АО «НИИ НПО «ЛУЧ» Наталия Крутий.
Интерес к новому цифровому продукту проявила управляющая компания и ряд организаций научного дивизиона. В дальнейшем проект будет перенесен на корпоративную платформу «Битрикс24» и тиражирован на все предприятия научного дивизиона. В случае успешной эксплуатации программный продукт будет предложен для тиражирования в отрасли.